AVISO DE PRIVACIDAD DE RR. HH.

1. Introducción

1.1 Superdry almacena y trata datos sobre todos los empleados, trabajadores, contratistas, solicitantes de empleo, becarios, trabajadores temporales, consultores y directores, actuales y anteriores.  Sus datos personales se tratarán de forma segura y confidencial.  El presente Aviso de privacidad describe las categorías de datos personales que podemos tratar, cómo se tratarán sus datos personales y con qué fines trataremos sus datos.  No forma parte de su contrato laboral o contratación.

1.2 Superdry plc será el responsable del tratamiento de sus datos personales, o (si es usted un empleado o contratista) Superdry plc o la empresa filial indicada en su contrato laboral o contratación de servicios.  

1.3 Si tiene alguna pregunta sobre el presente Aviso de privacidad, póngase en contacto con su representante de RR. HH.

2. ¿Qué datos tratamos?

2.1 Podemos recopilar los siguientes tipos de datos personales:

2.1.1 Datos personales: tratamiento, nombre, sexo, nacionalidad, estado civil, fecha de nacimiento, edad, datos de contacto, número nacional de identidad, inmigración y permiso de trabajo, permiso de conducir, datos de contacto de su familiar más cercano e información de la persona con quien se ha de contactar en caso de emergencia, cualquier discapacidad y cualquier ajuste razonable necesario, y situación profesional. 

2.1.2 Selección: habilidades, experiencia, titulaciones, referencias, currículo, solicitud de empleo, entrevista y evaluación, escrutinio, derecho a trabajar, resultado y oferta.

2.1.3 Contratación: contrato y condiciones de empleo o de contratación, datos de contacto del trabajo, número de empleado, fotografía, ubicación, horario, identificadores del sistema, departamento, supervisor, fechas de incorporación/cese, puesto laboral y descripción, y nivel.

2.1.4 Retribución y prestaciones: retribución, datos bancarios, número de la seguridad social, código fiscal, prestaciones, gastos, renuncia salarial, vales de servicios de guardería y programa de participación en beneficios.

2.1.5 Bajas y ausencias: registros de asistencia, justificantes médicos, incapacidad, impacto laboral y ajustes, tratamiento y diagnóstico, reincorporación e informes médicos.

2.1.6 Rendimiento y formación: valoraciones, evaluaciones de rendimiento, objetivos, planes de sucesión e historial de formación.

2.1.7 Procedimientos disciplinarios y quejas: denuncias, quejas, investigaciones y procedimientos.

2.1.8 Salud y seguridad: auditorías, resultados, evaluaciones de riesgos e informes de incidentes.

2.1.9 Supervisión: CCTV, registros de conexión y acceso al sistema/edificio, pulsaciones del teclado, registros de descarga/impresión, grabación de llamadas/reuniones, programas y filtros de seguridad TI, datos de pruebas de sustancias, información crediticia.

2.1.10 Reclamaciones del empleado: litigios y reclamaciones, conciliaciones previas, negociaciones de acuerdos y registros de procedimientos de reclamación.

2.1.11 Igualdad y diversidad: datos relativos al sexo, edad, raza, nacionalidad, creencia religiosa y sexualidad.

2.2 Cuando la ley lo permita, podremos recopilar una cantidad limitada de datos personales pertenecientes a categorías especiales que en algunos casos se denominan «datos personales confidenciales».  Este término hace referencia a información que incluye el origen étnico o racial, las creencias religiosas o filosóficas; la salud física o mental; la pertenencia a sindicatos; la orientación sexual; datos biométricos y genéticos; y registros penales e información relacionada con delitos o procedimientos penales.

3. ¿Cómo obtenemos los datos?

3.1 Obtenemos la mayor parte de la información directamente de usted cuando cumplimenta los formularios de incorporación e introduce datos en nuestros sistemas.  Alguna de la información procede de su director o del departamento de RR. HH.  

3.2 Podremos obtener información de terceros como, por ejemplo, referencias de un exempleador o excliente, informes médicos de profesionales externos, información de las autoridades tributarias o comprobaciones de antecedentes realizadas por terceros.

3.3 Los datos podrán extraerse de dispositivos de control y podremos recopilarlos nosotros o empresas externas que presten dichos servicios. 

4. Finalidad y base legal para el tratamiento 

4.1 Tratamos sus datos personales con diversas finalidades comerciales.  Cuando tratemos sus datos personales, debemos tener una base o una justificación legal para dicho tratamiento.  Normalmente, nuestro tratamiento estará justificado por una de las siguientes finalidades:

4.1.1 Cumplimiento de una obligación legal.

4.1.2 Ejecución de su contrato laboral (u otro acuerdo).

4.1.3 Intereses legítimos, tanto nuestros como de terceros.

4.1.4 Consentimiento.

4.2 Hemos identificado las finalidades con las que tratamos sus datos personales. Dichas finalidades se describen en el Anexo 1 junto con la base legal para efectuar dicho tratamiento.

4.3 También hemos identificado las finalidades con las que tratamos sus datos de categorías especiales. Dichas finalidades se describen en el Anexo 2 junto con la base legal para efectuar dicho tratamiento.

5. Toma de decisiones automatizada y elaboración de perfiles

5.1 Realizamos una cantidad limitada de tomas de decisiones automatizadas en nuestro proceso de selección para excluir a aquellos solicitantes que no cumplan los requisitos publicados para la función y no alcancen nuestra puntuación mínima exigida.

5.2 Periódicamente, podemos realizar elaboraciones de perfiles en relación con la selección de personal y la evaluación del rendimiento y el potencial como parte de nuestro proceso de evaluación u otros programas de desarrollo profesional.  No se utilizará como base exclusiva para ninguna decisión.

6. Conservación de datos personales

6.1 Conservaremos sus datos personales durante el tiempo que sea necesario para dar cumplimiento a la finalidad con la que se obtuvieron.  Normalmente será el periodo de su empleo/contrato con nosotros, más la duración de cualquier periodo de limitación, aunque podría ser necesario conservar algunos datos por más tiempo.  Podemos mantener algunos tipos de datos específicos (como registros fiscales) durante distintos periodos de tiempo exigidos por ley.  Consulte nuestra política de conservación de documentos.

7. Divulgación de datos personales

7.1 En Superdry, sus datos personales pueden ser consultados por RR. HH. y aquellas personas responsables de gestionar su relación con Superdry (incluido el personal de los departamentos de servicios jurídicos, contabilidad y TI) únicamente en la medida en que necesiten conocerlos.  Determinados datos personales básicos (como el nombre, puesto de trabajo, datos de contacto en el trabajo) también pueden estar disponibles para otros empleados.

7.2 Sus datos personales también pueden ponerse a disposición de nuestros proveedores de servicios externos, como aquellos que se encargan del alojamiento, soporte y mantenimiento de nuestros sistemas de RR. HH. y TI.

7.3 Algunos ejemplos de terceros con quienes se compartirán sus datos incluyen las autoridades tributarias y reguladoras, aseguradoras, bancos, administradores de TI, abogados, auditores, inversores, consultores y otros asesores profesionales, y proveedores de nóminas y prestaciones.

8. Transferencia internacional de datos personales

8.1 Periódicamente, sus datos personales se transferirán a otras empresas del grupo que podrán estar situadas en la UE o en cualquier otro lugar del mundo.    Los datos personales también podrían transferirse a terceros que pueden tener sistemas o proveedores situados fuera de la UE.  

8.2 Nos aseguraremos de que se adoptan medidas de seguridad adecuadas para proteger sus datos personales y de que la transferencia de dicha información se realiza en virtud de lo dispuesto en las leyes sobre protección de datos.

9. Sus derechos

9.1 Derecho de acceso, rectificación y supresión: Usted tiene derecho a solicitar el acceso a sus datos personales y la rectificación de datos incorrectos.  Tiene derecho a solicitar la supresión de datos irrelevantes.  Para actualizar su información, acceda a su cuenta de Superdry Careers Centre (Centro de Empleo de Superdry). Esta es la cuenta que creó al registrar sus datos en nuestro sitio web por primera vez. Vaya a «Configuración», seleccione la opción «Eliminar cuenta» para eliminar su cuenta por completo o actualice otros datos o preferencias según las opciones que se muestran.

9.2 Portabilidad de los datos: En determinadas circunstancias, tendrá derecho a recibir los datos personales que ha facilitado a Superdry en un formato estructurado, de uso común y de lectura mecánica, y también solicitarnos que se los enviemos a otro responsable de datos, si es viable técnicamente.  (Se aplicará cuando necesitemos su consentimiento o cuando el tratamiento sea necesario para la ejecución de nuestro contrato como base legal para el tratamiento y cuando los datos personales sean tratados automáticamente).

9.3 Derecho a la limitación del tratamiento: Tiene derecho a restringir nuestro tratamiento de sus datos personales cuando: (i) cuestione la exactitud de los datos; (ii) el tratamiento sea ilícito pero no desea que los borremos; (iii) ya no necesitemos los datos, pero usted los necesita para una reclamación legal; o (iv) se opone a nuestros intereses legítimos.

9.4 Derecho a revocar el consentimiento: Cuando necesitemos su consentimiento para el tratamiento de los datos, tiene derecho a revocar su consentimiento en cualquier momento.

9.5 Derecho a oponerse a nuestros intereses legítimos: Cuando nos basemos en nuestros intereses legítimos para el tratamiento de los datos, tiene derecho a oponerse al tratamiento sobre esta base.

9.6 Derecho a presentar una reclamación: Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control si cree que nuestro tratamiento de los datos no es legal.

10. Aspectos generales

10.1 El responsable de protección de datos de Superdry es Adam Smith, asesor jurídico principal.  Puede ponerse en contacto con dicho responsable escribiendo a dpo@superdry.com

10.2 Podremos modificar el presente Aviso de privacidad en cualquier momento y le informaremos de tales modificaciones.  El presente Aviso de privacidad se actualizó y revisó por última vez el 25 de mayo de 2018.  

 

Anexo 1

Finalidad del tratamiento La base legal que utilizamos

Selección y contratación

Cumplimiento de las obligaciones legales, incluido asegurarnos de que no discriminamos de forma ilegal.

Necesario para responder a su petición de formalizar un contrato con usted.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: evaluar, comparar candidatos y tomar una decisión justa.

Evaluación anterior a la contratación

Cumplimiento de las obligaciones legales, lo que incluye la verificación de su derecho a trabajar en el país donde se le contrata.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: garantizar que los candidatos no planteen un riesgo inaceptable para nuestra empresa o clientes. Las comprobaciones de antecedentes penales son necesarias para evitar delitos y otros actos ilícitos, así como para proteger a la empresa frente a fraude, falsedad o incompetencia.

Ofertas de trabajo, contrato de empleo e incorporación

Cumplimiento de las obligaciones legales, incluido emitir condiciones de empleo por escrito y asegurarnos de que no discriminamos de forma ilegal.

Necesario para responder a su petición de formalizar el contrato entre nosotros y ejecutar dicho contrato: necesitamos sus datos para realizar una oferta y administrar su contrato de trabajo.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: asegurar la contratación efectiva del personal con las condiciones apropiadas, transición al empleo manteniendo la información facilitada durante la selección.

Futuras oportunidades de selección

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: mantener una reserva de talento apropiada de personas que hayan mostrado interés por trabajar con nosotros en los últimos 6 meses y que sean candidatas potencialmente válidas.

Consultas sobre las decisiones de selección

Cumplimiento de las obligaciones legales, incluido asegurarnos de poder demostrar el cumplimiento de las leyes de protección de datos y contra la discriminación.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: ofrecer comentarios a los candidatos y poder defender cualquier queja o reclamación realizada en términos de nuestra decisión de selección.

Proporcionar y administrar los planes de retribución, beneficios e incentivos; reembolso de los costes y gastos de trabajo; realizar deducciones y aportaciones fiscales y a la seguridad social

Cumplimiento de las obligaciones legales, incluido facilitar la retribución y los beneficios obligatorios, así como cumplir los requisitos de las autoridades fiscales.

Necesario para ejecutar su contrato, para proporcionar y administrar la retribución y los beneficios que hemos acordado ofrecerle.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: gestionar nuestra plantilla y administrar nuestro negocio.

Asignación y gestión de obligaciones y responsabilidades

Necesario para ejecutar su contrato, para asegurarnos de que desempeña sus funciones de acuerdo con su contrato laboral.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: gestionar nuestra plantilla y administrar nuestro negocio, incluida la asignación y organización efectiva del trabajo; asegurarnos de que los empleados tengan funciones/responsabilidades bien definidas, y desempeñan sus funciones con procedimientos apropiados.

Identificación y comunicación efectiva con el personal; directorios y bases de datos de aptitudes

Necesario para cumplir nuestras obligaciones legales, incluido comunicarnos con usted de acuerdo con la legislación laboral o según nuestro deber de cuidado.

Necesario para cumplir nuestro contrato, para que podamos gestionar su contrato laboral.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: gestionar nuestra plantilla y administrar nuestro negocio, incluida la comunicación efectiva; proteger el negocio asegurándonos de que sea posible identificar a los empleados; facilitar la comunicación y la colaboración eficaz entre el personal.

Revisiones de comportamiento, rendimiento, capacidad, ausencia y quejas; alegaciones, reclamaciones, investigaciones y procesos.

Cumplimiento de nuestras obligaciones legales, incluido nuestro deber de cuidado hacia usted, para evitar despidos ilegales y cumplir las leyes contra la discriminación.

Necesario para cumplir nuestro contrato, dado que nos hemos comprometido a cumplir determinados procedimientos.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos de gestionar nuestra plantilla y administrar nuestro negocio implementando políticas y procedimientos, normas de asistencia, comportamiento y rendimiento; abordando preocupaciones de los empleados.

Revisiones de rendimiento; programas de talento

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: establecer objetivos, medir su consecución; evaluar el potencial y las necesidades de desarrollo; garantizar una medición apropiada del rendimiento que respalde unos incentivos justos, consistentes y objetivos basados en el rendimiento.

Planificación de la formación, desarrollo, promoción, carrera profesional y sucesión, así como planificación de contingencias de negocio

Necesario para cumplir nuestro contrato.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: gestionar nuestra plantilla y administrar nuestro negocio, incluida la formación apropiada; implementar planes de sucesión y contingencia; apoyar y desarrollar la carrera profesional de nuestros empleados.

Consultas o negociaciones con personal y representantes

Cumplimiento de nuestras obligaciones legales, incluidas las obligaciones de consulta normativa exigida por la legislación laboral.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: solicitar la opinión de nuestro personal sobre las propuestas que puedan afectarles.

Realizar encuestas para establecer e identificar mejores formas de trabajar y las relaciones e implicación de los empleados en el trabajo

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: solicitar la opinión de nuestro personal y darles la oportunidad de plantear sus preocupaciones o sugerir mejoras.

Información sobre ausencias o datos médicos relativos a la salud física o mental a efectos de remuneración o pago de prestaciones por incapacidad o discapacidad permanente; idoneidad para el puesto; reincorporación al trabajo; ajuste de funciones o el lugar de trabajo; decisiones relacionadas con la gestión; procesos de gestión relacionados con el comportamiento.

Necesario para cumplir nuestras obligaciones legales, incluidas las leyes en materia de salud y seguridad, el deber de cuidado hacia el personal, ofrecer beneficios legales por incapacidad, evitar despidos ilegales y cumplir las leyes contra la discriminación por discapacidad.

Necesario para cumplir nuestro contrato, incluida la provisión de retribución y beneficios relacionados con ausencias o incapacidad.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: gestionar y respaldar a nuestro personal, gestionar los riesgos para la salud y la seguridad, promover el bienestar del personal y adoptar medidas para identificar y mitigar los riesgos, asegurar la idoneidad para el trabajo, gestionar las ausencias y la incapacidad.

Programas de reestructuración, redundancias y cambios

Necesario para cumplir nuestras obligaciones legales, incluidas las redundancias y otros despidos, consulta, selección y otros pasos de procedimiento.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: tomar decisiones relacionadas con el futuro de su negocio para proteger sus operaciones comerciales, expandir o modernizar su negocio; garantizar el compromiso apropiado de los empleados con las propuestas de transformación o cambio.

Referencias

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos y aquellos de los posibles nuevos empleadores: facilitar y recibir datos básicos de empleo con los fines de confirmar el historial de empleo anterior de un empleado, incluidas las fechas de contratación, puesto y razón de despido.

Políticas y procedimientos sobre el correo electrónico, TI, internet, redes sociales, RR. HH. y otras.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: gestionar a nuestro personal y negocio y protegerlos contra varios riesgos; implementar políticas y procedimientos para los empleados, medir el cumplimiento, detectar incumplimientos y tomar medidas; proteger la red, los sistemas de TI y los dispositivos corporativos para mantener la integridad, la seguridad de los datos y la información de la empresa.

Seguridad

Cumplimiento de nuestras obligaciones legales, incluidas las leyes de salud y seguridad, y nuestro deber de cuidado.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: asegurarnos de que nuestra empresa, clientes, empleados y sistemas están protegidos y de adoptar medidas para mitigar los riesgos. Incluye realizar evaluaciones del riesgo; detectar y evitar delitos o actividades delictivas u otras actividades ilegales o no éticas; asegurarnos de que nuestra empresa solo contrate a los empleados apropiados; ofrecer medios a los empleados para notificar problemas de cumplimiento, así como la consideración e investigación apropiadas de las cuestiones notificadas.

Programas de monitorización para garantizar la igualdad de oportunidades y la diversidad.

Cumplimiento de nuestras obligaciones legales, incluidas las leyes contra la discriminación.

Necesario para el interés público de garantizar la igualdad de oportunidades o tratamiento entre personas de diferente origen étnico o racial, con diferentes creencias religiosas o filosóficas, personas con diferentes estados de salud física o mental, o personas de distinta orientación sexual con el objetivo de promover o mantener dicha igualdad.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: evitar la discriminación y promover un lugar de trabajo inclusivo y diverso.

Realizar una operación comercial o transferencia de servicios, como una fusión o adquisición, o un traslado

Cumplimiento de nuestras obligaciones legales, incluidas las leyes de transferencia automática.

Necesario para satisfacer nuestros intereses legítimos: tomar decisiones relacionadas con el futuro de su negocio para proteger sus operaciones comerciales, expandir su negocio o maximizar la eficiencia y efectividad; asegurarse de que los costes y obligaciones de personal se entiendan debidamente y garantizar una transición fluida.

Gestionar y mantener los registros, archivos y sistemas de RR. HH.

Cumplimiento de nuestras obligaciones legales, incluidas las leyes de protección de datos.

Necesario para cumplir nuestro contrato, incluido asegurarnos de que la información necesaria para gestionar el contrato se conserva de forma segura.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos, incluido mantener la integridad y seguridad de los datos y facilitar la gestión de registros, asegurarse de que la información se mantiene actualizada y borrar la información cuando ya no sea necesaria.

Ejercicio de derechos y obligaciones legales; reclamaciones legales.

Cumplimiento de nuestras obligaciones legales, incluidas las leyes laborales, de salud y seguridad, y de protección de datos.

Necesario para cumplir nuestro contrato, incluido el ejercicio de nuestros derechos derivados del mismo.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos: proteger nuestro negocio contra incumplimientos de las obligaciones legales y defendernos en caso de litigio.

Cumplimiento con las solicitudes de autoridades públicas o, cuando las leyes vigentes lo requieran o permitan, órdenes judiciales, reglamentos gubernamentales o autoridades normativas.

Cumplimiento de nuestras obligaciones legales, cuando exista la obligación legal de divulgar información.

Necesario para la finalidad de nuestros intereses legítimos al colaborar con las autoridades relevantes, organismos gubernamentales o reguladores para facilitar información cuando sea apropiado.

 

Anexo 2

Finalidad del tratamiento

Base legal adicional para datos de categoría especial

Permisos de trabajo, datos de residencia, prueba de ciudadanía procesados para evaluar el derecho a trabajar

Necesario para la finalidad de cumplir las obligaciones y ejercer tanto sus derechos como los de Superdry en virtud de las leyes laborales y de protección social. En particular, nuestra obligación de comprobar que está legalmente capacitado para trabajar.

Su origen racial o étnico, religión, creencias filosóficas o políticas, orientación sexual o estado de discapacidad pueden usarse para la obtención de datos estadísticos o, cuando sea necesario, para registrar dichas características para cumplir los requisitos legales de igualdad y diversidad o para mantener actualizado nuestro compromiso con la igualdad de oportunidades

Necesario para la finalidad de cumplir las obligaciones y ejercer tanto sus derechos como los de Superdry en virtud de las leyes laborales y de protección social. En particular, el cumplimiento de la legislación contra la discriminación.

Necesario para el interés público de garantizar la igualdad de oportunidades o tratamiento entre personas de diferente origen étnico o racial, con diferentes creencias religiosas o filosóficas, personas con diferentes estados de salud física o mental, o personas de distinta orientación sexual con el objetivo de promover o mantener dicha igualdad.

Información sanitaria y médica utilizada para cumplir con la legislación laboral, de salud y seguridad o de seguridad social.

Necesario para la finalidad de cumplir las obligaciones y ejercer tanto sus derechos como los de Superdry en virtud de las leyes laborales, de seguridad social y de protección social.

En la medida en que estos datos sean gestionados por nuestros asesores de salud laboral, este tratamiento es necesario para los fines de medicina preventiva o laboral, para la evaluación de su capacidad para trabajar, diagnóstico médico y la provisión de tratamiento.

La pertenencia a sindicatos se procesa para asegurarnos del cumplimiento de sus derechos relacionados con la pertenencia al sindicato.

Necesario para la finalidad de cumplir las obligaciones y ejercer tanto sus derechos como los de Superdry en virtud de las leyes laborales y de protección social. En particular, las leyes de derechos humanos relacionadas con la libertad de asociación y reunión, y las leyes relacionadas con nuestra interacción con miembros de sindicatos.

Gestionar reclamaciones según nuestras políticas y procedimientos de quejas, denuncias, acoso y otros similares, cuando dicha información sea relevante.

Necesario para la finalidad de cumplir las obligaciones y ejercer tanto sus derechos como los de Superdry en virtud de las leyes laborales y de protección social. En particular, las leyes laborales relacionadas con la gestión eficaz de reclamaciones y evitar despidos ilícitos, las leyes contra la discriminación y nuestro deber de cuidado hacia el personal.